Modules

Zaalscherm

Voor efficiënt gebruik van vergaderzalen

Nooit meer verwarring en onderbroken bijeenkomsten. Een tablet formaat touchscreen bij de vergaderzaal geeft duidelijk aan of de kamer bezet is of vrij. Indien de zaal bezet is, toont het scherm de organisator en het onderwerp van de vergadering. Met een simpele handeling kan de vergaderzaal na de vergadering worden vrijgegeven. Is de vergaderruimte vrij? Dan is het mogelijk de ruimte ter plekke te reserveren of de meeting te verlengen.

Het zaalscherm kan worden afgenomen als uitbreiding van uw Reflex RoomManager reserveringsysteem, maar ook eenvoudig als module worden gekoppeld aan Office 365, Outlook en Google Calendar. Het zaalscherm garandeert een beter gebruik van de vergaderzalen en zorgt voor een frisse en professionele uitstraling van uw pand.

Eigen look and feel

U heeft geïnvesteeerd in een herkenbaar en professioneel logo van uw bedrijf of instelling. Een goed logo wekt een positieve associatie op met uw bedrijf. Het geeft uw bedrijf een gezicht. Wij zorgen ervoor dat deze herkenbaarheid ook in de zaalschermen terugkomt is.


Welkomscherm

Bezoekers kunnen zien waar de vergadering is

Om uw bezoekers een overzicht te geven van waar en wanneer welke vergaderingen plaatsvinden, plaatst u een welkomscherm in de hal of bij de receptie. 

Het welkomscherm neemt u af als uitbreiding van uw Reflex RoomManager reserveringsysteem, maar kan ook eenvoudig als module worden gekoppeld aan uw Office 365, Outlook en Google Calendar om uw agendasysteem uit te breiden. 


Digitale bezoekersregistratie

Altijd betrouwbaar inzicht wie bij u op bezoek is

Geen onoverzichtelijke of onleesbare inschrijvingspapieren, maar volledig digitaal en afgeschermd voor derden. Die meerwaarde biedt Reflex Visitor aan uw organisatie. Met de digitale bezoekersregistratie van Reflex Visitor melden uw bezoekers zich eenvoudig digitaal aan- en af bij uw organisatie via een tabletformaat beeldscherm bij de receptie. Verwacht u bezoek? Dan meldt u uw bezoekers vooraf eenvoudig aan via uw desktop pc of mobiele app.

De voordelen:

  • Sluitende registratie van bezoekers volgens HACCP, ISO 9001 en 22000
  • Voldoen aan Arbowet met betrekking tot calamiteiten
  • AVG- en GDPR-proof
  • Moderne/professionele uitstraling en ontvangst
  • Meld (onbeperkt aantal) bezoekers vooraf aan
  • Real time inzicht in aanwezige bezoekers
  • Eenvoudig en snelle inschrijving
  • Ontvanger krijgt direct seintje na inschrijving
  • Opmaak is aan te passen naar eigen huisstijl
  • Eenvoudige rapportage en uitdraai van bezoekerslijsten voor managementinformatie.

Ga mee met de tijd, moderniseer en zorg dat u als bedrijf up-to-date bent. Sla een efficiencyslag en neem vandaag nog contact op voor een online demonstratie van Reflex Visitor.

 

Reflex Visitor

Weet u weten hoe Reflex Visitor eruit ziet en werkt? Download de brochure


Online reserveren

Online vergaderzaal reserveren

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe het Reflex reserveringssysteem voor vergaderzalen er op uw beeldscherm of mobiel eruit kan zien. Deze schermen kunt u aanpassen aan uw huisstijl.


Managementinformatie

Hoe vaak loopt een gemiddelde vergadering uit? Of hoe vaak wordt een vergaderruimte geboekt, maar uiteindelijk toch niet gebruikt? Welke afdeling heeft ook weer die lunch besteld en op welke kostenplaats boeken we dan de kosten? Of u nu één of meerdere vergaderruimtes in beheer heeft, of u nu met meerdere bedrijven in één pand zit: het zijn essentiële vragen voor het management. Met  ons reserveringsysteem heeft u deze informatie met één druk op de knop inzichtelijk.

En gebruikt u Office 365, Outlook, Google Calendar of een on-premises Exchange-omgeving, dan is het mogelijk om alleen de Managementinformatie-module af te nemen en uw agendasysteem op die manier uit te breiden.


Extra's boeken

Binnen uw bedrijf worden ongetwijfeld regelmatig vergaderruimtes gereserveerd voor relaties, klanten of langere interne meetings. In zo’n geval is het handig dat vooraf duidelijk is of bepaalde faciliteiten in de ruimte aanwezig zijn. Denk aan een beamer of een presentatiescherm, maar aan bijvoorbeeld extra stoelen. Daarnaast wilt u uw gasten op een goede manier ontvangen. Dat kan door op voorhand bijvoorbeeld koffie, thee of een lunch te reserveren in de vergaderruimte. Met ons reserveringssysteem zijn de faciliteiten in de ruimte per ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig de extra’s bij.

En maakt u al gebruik van Office 365, Outlook of Google Calendar om vergaderruimtes te reserveren? Dan wil er nog wel eens miscommunicatie optreden bij het aanvragen van deze extra’s. Iemand die het mailtje niet ontvangt, zich vergist in de tijd. Met onze Extra’s-module is dat verleden tijd. Faciliteiten zijn altijd inzichtelijk en catering of de facilitaire dienst logt in en ziet altijd de actuele aanvragen. Zo breidt u uw bestaande agendasysteem op een eenvoudige, laagdrempelige en voordelige manier uit.

 


Plattegrond

In één oogopslag zien waar vergaderruimtes of werkplekken zich bevinden en welke al bezet of nog vrij zijn. Dat kan, met deze uitbreiding van Reflex RoomManager.

Reflex RoomManager

Een overzicht van de belangrijkste functies en alle modules. Bekijk de brochure